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Facture : Pourquoi les factures sont-elles importantes ?

La facture est un type de document de comptabilité faisant office de certification qu’un service, un bien ou une marchandise a été échangée entre deux parties distinctes. Elle atteste d’une dette d’un client envers son fournisseur. Lorsqu’un service ou un bien est échangé, la facture attestant que la transaction a été effectuée est indispensable et obligatoire. Les factures peuvent être en format papier ou électronique. Lorsqu’on est Freelance débutant par exemple, il est souvent primordial de connaitre les bases de la facturation, et c’est ainsi qu’on distingue deux types de factures :

  • Les factures proforma : Souvent décrite comme étant un brouillon, ce document est la première version de la facture finale. Elle n’a aucun cachet légal, n’est pas comptabilisée et porte donc le titre informatif seulement. Lorsqu’une transaction est étudiée, une facture proforma est dressée afin d’estimer les coûts pour les deux parties. Lors du passage par les douanes, les factures proforma sont utilisées pour faire passer des marchandises à l’internationale.
  • Les factures définitives : Lorsqu’un bien a été échangé ou un service a été rendu, la facture définitive atteste de cette transaction en contenant un cachet légal et définitif.

Que doit contenir une facture ?

Plusieurs éléments doivent obligatoirement figurer sur une facture afin que celle ci soit valable, parmi eux :

  • Le terme “facture” doit obligatoirement figurer sur le document afin d’attester que ce soit une facture.
  • Le numéro doit être inscrit afin de différencier les factures, surtout dans les cas de grandes entreprises avec des nombres incalculables de factures.
  • Mentionner la date de livraison ou de la fin de la prestation de service ainsi que la date de vente.
  • Mentionner la date à laquelle la facture doit être réglée.
  • Décrire le produit ou le service concerné par la facture ainsi que la quantité du produit.
  • Mentionner le prix unitaire du produit ou du service, ainsi que le prix hors taxes et le prix toutes taxes comprises.
  • Indiquer le taux de TVA.
  • Préciser les coordonnées de l’entreprise ou du fournisseur ainsi que ceux du clients.
  • Les coordonnées d’une entreprise doivent être la raison sociale, le capital social ainsi que le numéro RCS.

Comment enregistrer une facture en comptabilité ?

En comptabilité, certaines pratiques existent afin de clarifier la facture le plus possible. Lorsque le fournisseur du bien enregistre la transaction dans ses comptes, il doit inscrire au débit la vente de la marchandise ainsi que la TVA reçue. Au crédit, la vente au client doit être mentionnée. Avec l’évolution d’Internet, les professionnels d’aujourd’hui peuvent créer des modèles de factures en ligne afin de ne pas refaire à chaque fois la facture. Plusieurs sites proposant ce service existent et respectent les normes légales.

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